Mesmo com a automação de muitos processos e a incorporação do digital nas rotinas de trabalho, o volume de documentos gerados mensalmente por uma empresa ainda é bastante elevado. Se não há como fugir deles, é preciso encontrar maneiras de organizá-los de modo eficiente e prático, para que tais documentos possam ser facilmente acessados caso necessário. Quando falamos de documentos fiscais, a importância de organizá-los se reflete ainda na praticidade na hora de prestar contas ao fisco. Sendo assim, como organizar os documentos para contabilidade? O segredo é transformar a organização em parte da rotina da empresa.
Uma empresa podem gerar dois tipos de documentos para contabilidade: os físicos e os eletrônicos. Criar um esquema de organização significa pensar em ambos. Através de 7 passos, você conseguirá arrumar a documentação contábil de sua empresa e ter tudo à disposição quando necessário.
Se você é dono de uma micro ou pequena empresa, uma prateleira ou uma gaveta podem ser o suficiente para guardar os documentos contábeis. No caso de empresas maiores, talvez seja necessário uma estante ou talvez até mesmo um espaço físico exclusivo para documentação.
A lista é grande, mas cabe destacar: Autorizações para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), Notas Fiscais de prestação de serviços série A, série B, série C, nota fiscal de fatura de Serviços, carnês de pagamento, Cupons Fiscais, Declarações Mensais de Serviços (DMS), Recibos de Retenção na Fonte (RF). Cabe citar ainda alguns documentos referentes ao pessoal: contracheques, comprovantes de pagamento de férias e décimo terceiro, rescisões, entre outros.
Utilize pastas devidamente identificadas para separar os documentos por tipo e por período. Por exemplo, uma pasta para as notas fiscais de prestação de serviços referentes a 2019. Essa pasta ficará na prateleira “notas fiscais de prestação de serviço” que comporta pastas de outros anos também. Além de identificar as pastas, tome o cuidado de identificar também as prateleiras. No caso de empresas pequenas onde o fluxo de documentos contábeis gerado é baixo, basta separar os documentos para contabilidade por pasta e por período (que pode ser bianual, por exemplo), sem a necessidade de reservar uma prateleira/gaveta para cada tipo de documento.
Pode ser que você ache mais interessante separar os documentos por cliente. Por exemplo, “pasta com todas as notas emitidas para cliente X”. Essa é uma alternativa interessante caso a empresa tenha um ou alguns clientes principais que geram alto volume de documentos. Caso opte por esse tipo de organização, não se esqueça de arrumá-los por data, isso facilitará bastante na hora de buscar por um documento em específico.
As notas fiscais eletrônicas são bastante usadas pelas empresas. É relativamente mais fácil organizá-las, basta replicar o mesmo sistema do físico no ambiente digital. Crie pastas por tipo de documento ou por cliente, o que considerar melhor. Separe as pastas por período e não se esqueça de nomear tanto as pastas quanto os documentos de maneira clara e que faça sentido para quem precisa realizar uma busca. Realize o backup constante de seus documentos para garantir que haverá como obter uma cópia dos arquivos caso o computador apresente algum problema.
Não adianta implementar um sistema eficiente de organização de documentos para contabilidade na sua empresa se esse sistema cairá em desuso pouco tempo depois de implantado. É fundamental manter a organização e respeitar o sistema criado.
Em empresas maiores talvez caiba atribuir a alguém a função de fazer o correto arquivamentos dos documentos para contabilidade. Dessa maneira será mais fácil ter a quem recorrer caso haja necessidade de encontrar um documento em específico.
Se você seguir esses passos será muito mais fácil reunir os documentos para contabilidade na hora de prestar contas. Quanto esse momento chegar, contar com a ajuda de uma assessoria contábil pode ser muito útil. A Arruda Empresarial é referência em Guarulhos e em toda Grande São Paulo quando o assunto é contabilidade empresarial. Com mais de 77 anos de experiência de mercado, a Arruda Empresarial conta com um time de especialistas que atuam em áreas como gestão de contabilidade, gestão de recursos humanos, gestão fiscal, consultoria e controle de documentação. Entre em contato e descubra o que o escritório pode fazer por sua empresa.